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Operations & Strategy for Startups

Your startup raised funding.
Now build the engine to scale it.

I install a lightweight operating system in 60 – 90 days — SOPs, dashboards, and cadences — so you can scale revenue without scaling chaos.

Free 30‑minute Ops Diagnostic: map your current setup, find your 3 biggest bottlenecks, and leave with a clear 90‑day plan.

Book Your Free Ops Diagnostic → See What We Cover on the Call
Operaciones y Estrategia para Startups

Tu startup ha levantado ronda.
Ahora construye el motor para escalar.

Instalo un sistema operativo ligero en 60 – 90 días — procesos, dashboards y cadencias — para que escales ingresos sin escalar el caos.

Diagnóstico de Operaciones gratis de 30 minutos: mapeamos tu situación, detectamos tus 3 mayores cuellos de botella y te llevas un plan claro a 90 días.

Reserva tu Diagnóstico de Ops → Ver qué vemos en la llamada

60 – 90

Days to a working operating system

Días hasta un sistema operativo funcional

Seed – B

Stage-specific frameworks

Frameworks adaptados por etapa

100%

Implementation, not slide decks

Implementación, no presentaciones

Trusted by startups in
🇪🇸 Spain
🇩🇪 DACH
🇬🇧 UK
🌐 Remote-first EU Europa remota
✦ B2B SaaS & AIB2B SaaS e IA
✦ HealthTech & FinTechHealthTech y FinTech

Sound Familiar?

The growing pains every funded startup faces

You have product – market fit and funding. But scaling without an operational backbone leaks revenue, burns people, and makes the next round harder.

📈

No metrics, no visibility

Sin métricas, sin visibilidad

Your CRM is a mess. Forecasts live in spreadsheets. Board meetings feel like guesswork instead of numbers.

Tu CRM es un caos. Los forecasts viven en excels. Las reuniones de board son conjeturas, no números.

⚙

Everything depends on the founder

Todo depende del fundador

No SOPs, no handovers, no repeatable processes. If you step away for a week, things break.

Sin procesos, sin traspasos, sin repetibilidad. Si te vas una semana, las cosas se rompen.

🔥

Scaling creates chaos

Escalar crea caos

New hires but no structure. Teams misaligned. Revenue grows, but so do handoffs, delays, and fires.

Nuevas contrataciones sin estructura. Equipos desalineados. Crece el revenue, pero también los fuegos.

💰

Not ready for the next round

No estás listo para la siguiente ronda

Investors want governance, unit economics, and operational maturity. You know the story is good, but the numbers are not ready.

Los inversores quieren governance, unit economics y madurez operativa. La historia es buena, pero los números aún no están listos.

Services

Three ways to work together

From a focused diagnostic to embedded leadership. Choose what matches your stage, urgency, and budget.

Seed / Early A

Ops Diagnostic & Roadmap

Diagnóstico Ops y Hoja de Ruta

In 2–4 weeks, get a clear picture of what is broken, what actually matters, and a 90‑day plan you can execute tomorrow.

En 2–4 semanas tendrás claridad sobre qué está roto, qué importa de verdad y un plan a 90 días ejecutable mañana.

Fixed Fee
  • Full operational audit
  • Auditoría operativa completa
  • Gap analysis vs. stage benchmarks
  • Análisis de gaps vs. benchmarks de etapa
  • 90‑day prioritized roadmap
  • Hoja de ruta priorizada a 90 días
  • Founder debrief
  • Debrief con el fundador
Discuss Your Diagnostic →
Most Popular

Scale-Up Operating System

Sistema Operativo Scale‑Up

Build the complete operating system your startup needs to scale from founder‑led to repeatable, team‑run growth.

Construye el sistema operativo completo que tu startup necesita para pasar de founder‑led a crecimiento repetible liderado por el equipo.

Fixed Fee
  • SOP library (Sales, Marketing, CS)
  • Biblioteca de SOPs (Ventas, Marketing, CS)
  • CRM setup + pipeline dashboards
  • Configuración CRM + dashboards de pipeline
  • Revenue forecasting model
  • Modelo de previsión de ingresos
  • OKR/KPI framework + operating cadence
  • Framework de OKRs + cadencia operativa
  • Board pack + investor reporting
  • Board pack + reporting para inversores
  • 2x weekly check‑ins + Slack support
  • Check‑ins 2x/semana + soporte Slack
See If Scale‑Up OS Fits →
Series A–B

Fractional COO

COO Fraccional

Senior operational leadership without the full‑time cost or hiring risk.

Liderazgo operativo senior sin el coste ni el riesgo de una contratación full‑time.

Monthly Retainer
  • 1–3 days per week embedded
  • 1–3 días por semana integrado
  • All Scale‑Up OS deliverables
  • Todos los entregables del Scale‑Up OS
  • Leadership meetings + board prep
  • Reuniones de liderazgo + prep de board
  • Hire and onboard ops team
  • Contratación y onboarding del equipo ops
  • Strategic planning for next round
  • Planificación estratégica para la siguiente ronda
Explore Fractional COO Options →

Need something different?

¿Necesitas algo diferente?

Complex transformation, multi‑team restructuring, or a scope that does not fit the packages above? I also design fully custom engagements matched to your situation, timeline, and budget.

¿Transformación compleja, reestructuración multi‑equipo o un alcance que no encaja en los paquetes anteriores? También diseño proyectos totalmente a medida según tu situación, plazos y presupuesto.

Request a Custom Scope →

Free Download: Seed-to-Series A Ops Playbook

Descarga gratis: Ops Playbook Seed a Serie A

The exact frameworks, SOPs, and dashboards I use to build operating systems inside Seed–Series A startups. 20+ pages, no fluff.

Los frameworks exactos, SOPs y dashboards que uso para construir sistemas operativos en startups Seed–Serie A. Más de 20 páginas, sin relleno.

How the Diagnostic Works

From chaos to a clear 90‑day plan in four steps

1

Discovery Call

Llamada de descubrimiento

30‑minute free call to understand your stage, pains, and goals — and confirm there is a real ops problem to solve.

Llamada gratuita de 30 minutos para entender tu etapa, dolores y objetivos — y confirmar que hay un problema operativo real que resolver.

2

Ops Diagnostic

Diagnóstico Ops

Deep dive into your processes, tools, metrics, and team structure. We map where leads, work, and cash are leaking.

Inmersión en procesos, herramientas, métricas y equipo. Mapeamos dónde se fugan leads, trabajo y dinero.

3

Build & Implement

Construir e implementar

Hands‑on delivery: SOPs, dashboards, cadences, and frameworks installed in your existing tools — not just in slides.

Entrega hands‑on: SOPs, dashboards, cadencias y frameworks instalados en tus herramientas actuales, no solo en slides.

4

Optimize & Transfer

Optimizar y transferir

Iterate based on real data, train your team, and hand over a running operating system your leadership can trust.

Iteramos con datos reales, formamos a tu equipo y entregamos un sistema operativo funcionando en el que el liderazgo puede confiar.

Results

Real impact, not theory

B2B AI SaaS — Seed Stage

B2B AI SaaS — Etapa Seed

A seed-stage AI startup with 8 people and around EUR 150K ARR had no operational processes. Everything ran through the founder. CRM was chaotic, invoicing was manual, and there was zero pipeline visibility.

Una startup de IA en etapa seed con 8 personas y alrededor de EUR 150K ARR no tenía procesos operativos. Todo pasaba por el fundador. El CRM era caótico, la facturación manual y no había visibilidad de pipeline.

Within 90 days, we installed a complete operating system: CRM structure, automated billing, SOPs for sales/marketing/CS, and a forecasting model the CEO now uses for board reporting.

En 90 días, instalamos un sistema operativo completo: estructura de CRM, facturación automatizada, SOPs para ventas/marketing/CS, y un modelo de forecasting que el CEO ahora usa para reportar al board.

80%

Reduction in invoicing time

Reducción en tiempo de facturación

3x

Pipeline visibility improvement

Mejora en visibilidad de pipeline

12

SOPs created and adopted

SOPs creados y adoptados

90

Days to full operating system

Días hasta sistema operativo completo

FinTech · Series A

Series A FinTech — Revenue Ops Rebuild

FinTech Serie A — Reconstrucción de Revenue Ops

A 28-person FinTech with EUR 1.2M ARR had no forecasting model and a CRM no one trusted. Board prep took 3 days each month. We rebuilt the revenue stack in 10 weeks.

Una FinTech de 28 personas con EUR 1.2M ARR no tenía modelo de forecasting y un CRM en el que nadie confiaba. Reconstruimos el stack de revenue en 10 semanas.

4h

Board prep (was 3 days)

Prep de board (antes 3 días)

94%

Forecast accuracy

Precisión de forecast

8

Weeks to go live

Semanas hasta live

HealthTech · Seed

HealthTech Seed — Ops Foundation for Series A

HealthTech Seed — Base Operativa para Serie A

A 12-person HealthTech was 6 months from a Series A raise with no board reporting, no OKRs, and zero documented processes. We built the full operating system needed to close the round.

Una HealthTech de 12 personas estaba a 6 meses de levantar Serie A sin reporting, sin OKRs y sin procesos documentados. Construimos el sistema operativo completo para cerrar la ronda.

Series A

Raised successfully

Ronda cerrada

15

SOPs documented

SOPs documentados

60

Days to board-ready

Días hasta board-ready

Volodymyr Hapey — Fractional COO & Operations Consultant

About Volodymyr Hapey

I have been in your shoes. I built the ops engine from zero.

He estado en tu lugar. Construí el motor operativo desde cero.

As the first operations hire at a seed-stage AI startup, I know what it feels like to join a company where nothing is documented, the CRM is a mess, and the founder is the single point of failure for every decision.

Como la primera contratación de operaciones en una startup de IA en etapa seed, sé lo que se siente al unirse a una empresa donde nada está documentado, el CRM es un desastre y el fundador es el único punto de fallo para cada decisión.

I built CRM visibility from scratch, defined SOPs for sales, marketing and customer success, integrated billing systems, and created the forecasting model the company now uses for investor reporting. I saw firsthand how the right operational foundation transforms a startup from firefighting mode to confident execution.

Construí visibilidad de CRM desde cero, definí SOPs para ventas, marketing y customer success, integré sistemas de facturación, y creé el modelo de forecasting que la empresa ahora usa para reportar a inversores. Vi de primera mano cómo la base operativa correcta transforma una startup del modo apaga-fuegos a ejecución con confianza.

Now I help other founders do the same — faster, with proven frameworks, and without the cost of a full-time C-level hire.

Ahora ayudo a otros fundadores a hacer lo mismo — más rápido, con frameworks probados, y sin el coste de una contratación C-level a tiempo completo.

B2B SaaS Revenue Operations CRM & Metrics SOPs & Process Design Fundraising Readiness AI / HealthTech / FinTech

FAQ

Common questions

You get the same level of ownership and decision-making as a COO, but without a EUR 100K+ salary, equity package, or a 3 to 6 month hiring process. I join for 1 to 3 days per week, take responsibility for processes, metrics, and governance, and then help you build or hire the internal team that will run the system long term. When your company is ready for a full-time hire, you already have a working operating system in place instead of starting from scratch.

Obtienes el mismo nivel de responsabilidad y toma de decisiones que un COO, pero sin un salario de más de EUR 100K, paquete de equity ni un proceso de contratación de 3 a 6 meses. Me integro 1 a 3 días por semana, me responsabilizo de procesos, métricas y governance, y luego te ayudo a construir o contratar el equipo interno que mantendrá el sistema a largo plazo.

I focus on Seed to Series B startups in B2B SaaS, AI/ML, HealthTech, and FinTech. The common pattern is: you have a product, some revenue, and funding, but no real operating system. If your team is between 5 and 80 people and you feel that growth is outpacing your internal processes, we are likely a strong fit.

Me centro en startups de Seed a Serie B en B2B SaaS, AI/ML, HealthTech y FinTech. El patrón común es: tienes producto, algo de ingresos y financiación, pero sin un sistema operativo real. Si tu equipo tiene entre 5 y 80 personas y sientes que el crecimiento va más rápido que tus procesos internos, probablemente encajamos bien.

Yes. Most engagements are fully remote with async communication and clear cadences. I set up a shared workspace (Notion, Slack/Teams, dashboards) so your team always knows what is happening and nothing gets lost. For Madrid-based clients, I am happy to mix in on-site working sessions when it adds value.

Sí. La mayoría de los proyectos son totalmente en remoto con comunicación asíncrona y cadencias claras. Configuro un espacio compartido (Notion, Slack/Teams, dashboards) para que tu equipo sepa siempre qué está pasando y nada se pierda.

Before we work together, we map your funnel, processes, tools, and reporting in a focused 1-hour call. You leave with a simple 1-page view of your current operational maturity and the top 3 actions that would make the biggest difference right now. There is no commitment, no sales pitch — just a clear-eyed assessment.

Antes de trabajar juntos, mapeamos tu funnel, procesos, herramientas y reporting en una llamada enfocada de 1 hora. Sales con una vista simple de una página sobre tu madurez operativa actual y las 3 acciones que más impacto tendrían ahora mismo.

Once we agree on scope, we can usually kick off within 1 week. There is no long onboarding or procurement process. We align on deliverables, sign a simple agreement, and get to work. For most projects, the first 10 days are dedicated to the Ops Diagnostic and quick wins.

Una vez que acordamos el alcance, normalmente podemos arrancar en 1 semana. No hay largo proceso de onboarding o procurement. En la mayoría de los proyectos, los primeros 10 días se dedican al Diagnóstico Ops y a quick wins.

Absolutely. The three packages cover the most common needs, but every startup is different. If you need a broader transformation, multi-team restructuring, a specific operational area (finance ops, HR ops, supply chain), or a combination of services, I will design a custom engagement with clear deliverables, timeline, and pricing.

Por supuesto. Los tres paquetes cubren las necesidades más comunes, pero cada startup es diferente. Si necesitas una transformación más amplia, reestructuración multi-equipo, un área operativa específica, o una combinación de servicios, diseño un proyecto a medida con entregables claros, plazos y precios.

I am tool-agnostic and adapt to your existing stack. Common tools include HubSpot, Salesforce, Pipedrive (CRM), Notion, Confluence (documentation), Stripe, Chargebee (billing), Google Sheets, Looker, Metabase (dashboards and reporting), and Slack or Teams for communication. If you need to migrate or implement a new tool, I can manage the full setup and team training.

Soy agnóstico en herramientas y me adapto a tu stack existente. Herramientas comunes: HubSpot, Salesforce, Pipedrive (CRM), Notion, Confluence (documentación), Stripe, Chargebee (facturación), Google Sheets, Looker, Metabase (dashboards y reporting), y Slack o Teams para comunicación.

Ready to build your operating system?

¿Listo para construir tu sistema operativo?

Book a free 1-hour Ops Diagnostic. No commitment, no slide decks — just a clear picture of where you are and what to fix first.

Reserva un Diagnóstico Ops gratuito de 1 hora. Sin compromiso, sin presentaciones — solo una imagen clara de dónde estás y qué arreglar primero.

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O escríbeme a vhapey@scale-ops.es